Excel干货分享,3个实用小技巧让分类汇总更简单!

2019-05-17 09:49 来源:澎湃新闻 湃客

字号
职场ABC
职场人为什么要学习Excel?
下面先来看一个统计:如今职场中95%的财务人员会经常使用Excel,但是其中只有5%的人能够熟练操作Excel,然而99%的CFO都可以轻松玩转Excel。你当然可以说,我并不向往CFO的职位,但是现代办公处处都讲究数据化管理,身在职场,如果有Excel技术傍身加持,处理工作的难易程度将大大降低,无处安放的精力将得到充分地释放,那么迎娶白富美走上人生巅峰不也就是早晚的事儿吗?!
今天,职场ABC分享3个Excel小技巧助你玩转数据的汇总与合并。
分类汇总并不难
下面两张表格来源于同一份数据,十分复杂,试想如果数据再多些,还要再搞多少张报表才能完成汇总……

那么如何拯救这份数据分类汇总表呢?
首先,取消所有合并单元格和合计行,还数据表一个清晰明确的行列关系,然后,对需要分类汇总的字段进行排序,这里我们先对“客户名称”进行排序:

最后在“数据”选项卡中的“分级显示”组中单击“分类汇总”按钮。打开“分类汇总”对话框。设置分类字段、汇总方式和汇总项:
单击“确定”按钮关闭对话框。此时,工作表最终按照“客户名称”分类,对“金额”进行汇总,如下图所示
分类汇总后,工作表左上角出现了1、2、3三个按钮,分别可以打开三个不同的界面,界面“1”包含总计,“2”包含分类合计,“3”包含明细(即分类汇总后默认显示的界面)。用户可以在分类汇总后单击这三个按钮试试看。
对数据进行汇总的方式除了“求和”以外还有“计数”、“平均值”、“最大值”、“最小值”以及“乘积”。在“分类汇总”对话框中单击“汇总方式”下拉按钮,便可进行选择:
设置以平均值汇总金额的效果:
多字段同时汇总有方法
有时候需要对多个字段同时进行分类汇总,即在一个已经进行了分类汇总的工作表中继续创建其他分类汇总,这样就构成了分类汇总的嵌套,嵌套分类汇总也就是多级的分类汇总,下面将为大家介绍嵌套分类汇总的操作方法。
Step 01 需要进行分类汇总的字段都要排序,参照多字段排序的方法为需要分类的字段排序。
Step 02 单击“分类汇总”按钮,打开“分类汇总”对话框,选择好分类字段、汇总方式和选定汇总项,先为主要字段分类汇总。
Step 03 再次打开“分类汇总”对话框,为次要字段设置分类汇总。选择好分类字段、汇总方式、选定汇总项后,重点来了,需要取消勾选“替换当前分类汇总”复选框,然后单击“确定”按钮。
下图就是嵌套分类汇总的结果。因为分类汇总的字段和汇总项增加了,在工作表的左上角出现了4个级别按钮。

在分类汇总对话框中如果取消勾选“汇总结果显示在数据下方”复选框,那么汇总结果就会在各项的上方显示。

复杂表格的合并计算技巧
在进行合并计算的时候并不是面对所有大小和数据都是一样的表格,对于大小和所包含的数据都不同的表格能不能进行合并计算呢?
首先观察下面这两张表,包含的数据和数据的排序都不一样,而且两张表格在不同的工作表中。

现在要合并计算这两张表中每个人销售额的平均值。
在“合并计算”工作表中选中A1单元格,单击“合并计算”按钮,打开“合并计算”对话框。选择“函数”为“平均值”,分别将“表1”和“表2”中的姓名和销售额数据添加到“所有引用位置”列表框中。重点来了,勾选“首行”和“最左列”复选框。单击“确定”按钮,关闭对话框。自所选单元格起显示合并计算的结果。


今天的推送就到这里,想学习更多Office使用技巧请关注职场ABC!
Excel达人速成记
《Excel达人速成记》一书对Excel表格的应用干货进行了深入解析,让读者不再视表格为“路人”。同时,还附赠了手帐简笔画内容,以调节枯燥乏味的数据生活。外出旅行时,也可以与书为伴,既增长了知识,又丰富了生活,随时学习、记录心情,伴你快乐行一路!
关键词 >> 职场,Excel,提升
特别声明
本文为自媒体、作者等湃客在澎湃新闻上传并发布,仅代表作者观点,不代表澎湃新闻的观点或立场,澎湃新闻仅提供信息发布平台。

相关推荐

评论(0)

热新闻

澎湃新闻APP下载

客户端下载

热话题

热门推荐

关于澎湃 在澎湃工作 联系我们 版权声明 隐私政策 澎湃广告 友情链接 澎湃新闻举报受理和处置办法